Новый федеральный стандарт бухучета 27/2021

В Министерстве финансов был утвержден новый федеральный стандарт бухучета (ФСБУ 27/2021) «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он устанавливает нормативы по составлению, исправлению, хранению документации, с которой работает организация.

Общие положения

Документы бухгалтерского учета – первичные документы и регистры. При этом правила применяются не только к бумажным носителям, но и к документообороту в электронном виде.

Ранее действовали два Положения для бухгалтеров. Новый стандарт объединил существующие правила и нормы, структурировав их. Были отменены устаревшие правила, уточнены понятия, более четко детализированы требования к электронной документации и к регистрам.

Правила применяются ко всем экономическим организациям. Исключения составляют:

• бюджетные организации;
• подразделения иностранных компаний;
• ИП;
• нотариусы и адвокаты частной практики;
• финансовые организации под руководством Центрального банка РФ.

Стандарт 27/2021 действует с 1 января 2022 года.

Язык учета

Все документы составляются на русском языке. В случае, если первичная бухгалтерия поступает в организацию из иностранных компаний, каждая бумага должна содержать построчный перевод.

Исключение составляют случаи, когда российская организация работает за границей и требования бухучета другой страны обязуют компанию составлять бумаги на местном языке. Но в любом случае, при внесении информации в регистры, необходим русский перевод.

Средства учета

Денежным измерением объекта бухучета является российский рубль. Если изначально документ составлен в валюте другого государства, сумму следует перевести в рубли по курсу Центробанка и указать в операции или в документе обе суммы.

Реквизиты

В качестве даты составления документа первичного учета используется дата его подписания. Если сама операция производится в другое время – указывается и второе число.

Введено новое понятие «оправдательный документ». Это приложение к первичному документу, которое подтверждает факт совершения действия. Например, авансовый отчет составляется на основе чеков о покупке товаров. В первичном документе обязательно указываются реквизиты оправдательных.

Разрешается использовать как личные подписи, так и специальные факсимиле – клише-печати. Перечень лиц, имеющих право на подпись, должен быть утвержден и подписан руководителем.

Также разрешено и даже рекомендовано использовать электронную подпись. Ее тип и возможность использования должны быть утверждены теми контрагентами, с которыми ведется электронный документооборот. На данной момент возможно оформление трех видов подписей:

1. Простая электронная подпись (ЭП или ЭЦП).
2. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП). Основной вид подписи.
3. Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП). Такой вид устанавливается либо по решению руководителя самостоятельно либо в обязательном порядке в соответствии с законодательством.

Организация имеет право включать в бухгалтерский учет дополнительные реквизиты, кроме установленных законом обязательных, указанных в п. 2 ст. 9 ФЗ №402 от 06.12.2011 г.

Система регистров

Организация должна обеспечить получение информации в соответствии со следующими требованиями:

• систематическое, постоянное наполнение;
• хронологическая последовательность;
• взаимосвязь записей;
• обоснованность записей;
• достоверность сведений;
• полнота информации;
• своевременное заполнение.

При выполнении всех требований можно отследить каждую операцию, сумму, контрагента. Сделать правильные отчеты, проверить информацию, выявить и исправить ошибки. Ответственность за правильно заполнение и юридическую значимость документов возлагается на лиц, составляющих регистры.

Все записи в системах должны производиться на носителях, которые обеспечивают долговременное хранение. То же касается и бумажных носителей – сведения вносятся таким образом, который обеспечивает их максимальную сохранность. Запрещено вносить записи карандашами, или на бумаге, которая не хранится долго. В случае, если информация хранится в электронном формате, должна быть обеспечена возможность распечатки на бумажном носителе.

Регистрировать входящую запись при принятии к учету первичного документа разрешено однократно.

Исправления и корректировки

Любое исправление должно быть объективно и понятно. Изменения на бумажных носителях разрешено вносить путем вычеркивания старых сведений и вписания правильных данных. Информация, которая была нанесена до изменений, должна оставаться читаемой. Проставляется дата изменения и подписи ответственных лиц.

Если корректировку невозможно внести на самом документе – к нему прикладывается дополнительная бумага с исправлениями (распечатанными или написанными, с указанием «Корректировка» или «Исправлено») и подписями.

Таким образом, теперь заменять неправильно составленный первичный бумажный документ на новый запрещено. Кроме тех, которые оформляются в электронном формате. Также не допускаются исправления в виде подчисток, стираний резинкой, надписей коррекционными ручками, замазывания.

В электронной программе устанавливается настройка, с помощью которой можно отследить, кто именно и когда вносил исправления. Но это разрешено лишь для небольшой части документов. В регистрах большинство действий следует изменять оформлением «сторно» либо подведенной дополнительной записью.

Хранение документации

В организации хранятся все бумажные и электронные формы документов. Бумажные хранятся только в оригиналах. Даже при переводе в электронную версию уничтожать их запрещено.

Сохранность бумажных носителей должна быть обеспечена обустройством специального места и доступа к нему только уполномоченных лиц, а также руководителя организации. Сохранность электронных версий – наличием бухгалтерских программ с установленными паролями и ограниченными возможностями работы с ними для определенных лиц.

Минимальный срок хранения бухгалтерских бумаг – 5 лет (ст. 29 ФЗ №402 от 06.12.2011 г.). Для отдельных документов (например, зарплатных, кадровым) срок увеличен до 50 лет.

Документооборот

Доступ к документам должен ограничиваться только тем кругом лиц, которые имеют на это право. Кроме того, необходимо обеспечить:

• своевременность оформления бумаг;
• ограничение сроков для передачи документов;
• отслеживание исходящей и входящей документации;
• достоверность содержащихся сведений;
• защиту информации.

Для того чтобы соблюдать все нормы по новому ФСБУ, руководителям и бухгалтерии рекомендовано составить для всех лиц, связанных с документооборотом, правила и стандарты по обработке, приему и хранению документов.

Сотрудники компании Астрон-Финанс не только отслеживают любые изменения в законодательстве. Наши бухгалтера и юристы постоянно повышают свою квалификацию, работают с другими компаниями по обмену практического опыта. Ведение бухгалтерской отчетности для любого предприятия должно быть доступным и понятным. Именно такие услуги компания может оказать и вашему предприятию.